個人情報処理方針

第1条（適用範囲）

• システム提供会社（Kind Doctor Inc.）が別途運営する他のサービスには、当該サービスの方針が適用されます。
• 当社がプラットフォーム外で別途取得・処理する個人情報（現地でお受けする書類など）には、当該手続でお示しするご案内が併せて適用されます。

第2条（役割の区分 — 処理の主体はどちらか）

• 会員情報およびご予約情報の処理の主体は当社でございます。ご予約の確定、会員権の発行、料金およびキャンセルの取扱いの判断は当社が行い、開示・訂正・削除のご請求の最終的な判断も当社が行います。
• KindBiz アカウントそのものと、プラットフォームの安全な運営に関する記録は、システム提供会社が処理の主体として直接管理いたします。会員情報については、システム提供会社が当社の受託者でございます（第9条）。
• 当社が委託している処理について、受託者へ直接ご請求いただく必要はございません。開示・訂正・削除のご請求は第14条の連絡先より当社へお申し出ください。

第3条（取得する個人情報の項目と取得方法）

第4条（個人情報の処理目的）

• アカウントの作成とログイン、パスワードの再設定、ホスト間でのログイン状態の維持
• 会員の確認、会員権の発行・状態管理、会員さまにご提供する画面の構成
• ご予約リクエストのお受付と現地施設へのお伝え、旅程の作成とご案内
• ご入会手続きにおける同意の記録、書類のお受付・審査、電子署名依頼の進行
• お支払いのご依頼と結果の確認、返金・精算の処理、取引記録の保管
• AI コンシェルジュによるご案内とご依頼書の下書き作成
• ご案内メッセージの送信、お問い合わせ対応、紛争の処理
• サービスの濫用防止、不正利用の遮断、障害原因の確認、セキュリティ事故への対応
• 法令上の義務の履行

第5条（AI コンシェルジュと音声でのご対話）

• 音声でのご対話は、会員さまが画面上でご自身で開始なさったときにのみ接続され、マイクのご利用をお断りになってもテキストでのご対話はそのままご利用いただけます。
• AI 提供者へ伝達される個人情報の範囲と移転先の国は第10条に記載しております。
• AI コンシェルジュ（テキスト・音声）の回答作成のための会話内容の送信（第10条）は、本方針および利用規約へのご同意に含まれます。会員さまはご登録・再同意の画面の同意ボタン一つでまとめてご同意いただき、「会員情報」で AI コンシェルジュのご利用をオフになさると、その後は送信いたしません。ログイン前のご訪問者は、会話画面でメッセージを送信なさると本方針および利用規約にご同意いただいたことになります（入力欄の下にその旨を記載しております）。
• 当社は AI の回答のみをもってご本人に法的効力のある決定を行うことはございません。会員権・ご予約・お支払いの承認と拒否は当社の判断でございます。

第6条（個人情報の保有期間）

• パスワード再設定のチケットは10分後に失効し、ご利用・失効・再発行の際に削除されます。ホスト間のログイン引継ぎ値は2分後に失効し、ご利用の際に削除されます。いずれも原文ではなくハッシュのみで保存しております。
• アカウントおよびこれに関連付けられたソーシャル認証情報（提供者のアカウント識別子、提供者から伝達されたお名前・ニックネーム・プロフィール写真の URL・メールアドレス・お電話番号）は、アカウントが維持されている間、認証記録に保管されます。ご退会（アカウントの解約）が処理されますと、メールアドレス・お電話番号・ソーシャル連携が削除され、再度ログインなさることはできなくなります。ソーシャル連携のみの解除をご希望の場合は、第11条の連絡先へご請求ください。
• ご退会が処理されますと、会員情報のお名前・お電話番号・メールアドレス・プロフィール写真は復元できない仮名の値に置き換えられ、会員権は解約され、保存されたお支払い手段は解除され、AI の会話記録は削除されます。この処理は元に戻すことができません。
• ご退会後も残りますのは、お支払い・精算の元帳（法定保存）、監査の記録（どなたがどの操作を行ったか）、ご同意の記録（個人を特定できる値を伴わず、対象の識別子とご同意いただいた文書の版・時刻のみ）、ご予約・ご利用の履歴（お名前を伴わず識別子のみ）でございます。これらの記録に会員さまの個人を特定できる値は残りません。
• 会員情報・会員権・ご予約・旅程・ご入会の記録・お支払い履歴は、ご退会のご請求が処理されるまで、または契約・法令上の保存事由が終了するまで保管されます。AI の会話内容は1年まで保管し、ご退会が処理される場合はその時点で削除いたします。
• ご入会時の同意の記録は、撤回なさっても行が削除されるのではなく、撤回の時刻が記録されます。ご同意を撤回なさった事実自体を証明する必要があるためでございます。ご退会が処理されますと、この記録からも個人を特定できる値が削除され、対象の識別子とご同意いただいた版・時刻のみが残ります。
• 料金算定・監査の記録（どなたがどの操作を行ったか）は、修正・削除ができないよう設定されております。
• 項目ごとの保有期間は下記の表のとおりでございます。表の前半は当社が定めた項目ごとの基準であり、後半は関係法令が当社に課す保存期間でございます。
• 担当者対応 AI（KAI）の対話記録は、会員さまのご退会の有無にかかわらず、担当者・会話ごとに最大1日で自動的に削除されます。この記録には、担当者が画面上ですでに閲覧できる範囲の会員情報（お名前など）が抜粋して含まれる場合がございます。

第7条（個人情報の第三者提供）

• ご本人が別途ご同意なさった場合
• 会員さまがご利用になるゴルフ場・ご宿泊施設に対し、ご予約の履行のために必要な範囲（お名前、ご利用日時、人数、ご要望）で提供する場合。
• 法令に特別の規定がある場合、または捜査機関が法令に定める手続きと方法により求める場合

第8条（Cookie とブラウザ保存領域）

第9条（個人情報処理の委託）

第10条（個人情報の国外移転）

• 会員情報、ご予約と旅程、ご入会書類のファイル、お支払い履歴、検索インデックス、本社・現場の担当者が使う内部対応 AI（KAI）を含む内部の AI モデルの処理は、システム提供会社（Kind Doctor Inc.）が大韓民国で運用・管理するサーバーで行われます。当社は日本法人でございますので、この保管そのものが当社から見た国外での処理にあたり、その委託関係は第9条に記載しております。
• 電子署名は第9条の ※ のとおり、指定された署名サービスで処理されます。当該サービスが国外にある場合、署名の対象文書と署名者の情報が国外へ移転され、当社は当該事業者と移転先の国を上記の表と同じ形式で本条に追加して公開いたします。
• この移転へのご同意は、本方針および利用規約へのご同意に含まれます。会員さまはご登録画面の「同意して登録」または再同意画面の「同意して続ける」のボタン一つで、利用規約・本方針とあわせてご同意いただき、別途お伺いする項目は設けておりません。ご同意は会員画面の「会員情報」で AI コンシェルジュのご利用をオフにする方法でいつでも撤回いただけ、撤回なさった後は送信いたしません（AI コンシェルジュのみがご利用いただけなくなります）。
• ログイン前のご訪問者の会話は、ご訪問者が会話画面でメッセージを送信なさった場合にのみテキスト対話の受託者へ送信されます。会話画面の入力欄の下に「メッセージを送信すると、利用規約と個人情報処理方針に同意したことになります」と記載し、両文書へのリンクを設けております。このとき送信されるのは会話内容と画面の文脈のみで、初めて送信なさった時刻と告知の版はそのブラウザにのみ記録されます（第8条）。
• カカオトークチャンネルでお寄せいただいたお問い合わせへの回答も同じテキスト対話の受託者（OpenAI）が処理し、このとき送信されるのはお問い合わせの内容と同じ会話の直前の問答のみでございます。

第11条（ご本人の権利と行使の方法）

• 個人情報の開示のご請求
• 誤りがある場合の訂正のご請求
• 削除のご請求（法令上の保存義務がある項目は、その期間の経過後に削除いたします）
• 処理の停止のご請求
• ご同意を根拠として処理している項目についてのご同意の撤回
• 自動化された処理（AI コンシェルジュ）についてのご説明のご請求と拒否

第12条（満14歳未満のお子さまの個人情報）

第13条（安全性確保の措置）

• パスワードは認証システムが一方向処理のうえ保管し、サービスのデータベースにはパスワードの項目自体がございません。当社および受託者の従業員が会員さまのパスワードを見ることはできません。
• パスワード再設定のチケットとホスト間のログイン引継ぎ値は、原文ではなくハッシュで保存し、それぞれ10分・2分で失効させ、ご利用の際に削除いたします。再設定リンクの秘密の値は、アドレス欄に残らないようサーバー専用の Cookie で取り扱います。
• ログイン前のご訪問者を区別する Cookie 値は、データベースにはハッシュのみで保存しておりますので、データベースが流出しても Cookie の元の値を復元することはできません。
• 個人情報は事業者（テナント）単位でアクセスを制御し、画面と API のたびに権限を確認いたします。一部の連絡先の項目は暗号化して保存し、照会は別のハッシュ値により行います。
• カード番号とセキュリティコードはプラットフォームのサーバーを経由せず、決済代行会社が直接処理いたします。
• ご提出いただいた書類ファイルは非公開の保存領域に保管し、完全性ハッシュにより原本であることを確認いたします。ファイルへのアクセスは、権限確認を通過したリクエストにのみ一時的に許可いたします。
• アプリケーションの記録において、認証ヘッダー・Cookie・トークン・パスワード・API キーに該当する値は自動的に隠して残します。
• どなたがどの操作を行ったかについての監査記録を残し、この記録は修正・削除ができません。リクエストの本文は原文ではなくダイジェストとして記録いたします。
• サービスの濫用を防ぐため、リクエストの頻度を制限しております。この際、アクセス元の IP はハッシュ計算にのみ用い、保存いたしません。
• 個人情報を処理するシステムはシステム提供会社（Kind Doctor Inc.）が自ら運用し、データベースは外部に公開せず内部の通信網からのみアクセスいたします。

第14条（個人情報保護責任者とお問い合わせ）

• 氏名：[HKI 確認待ち]
• 役職：個人情報保護責任者
• メール：[HKI 確認待ち]
• 電話：[HKI 確認待ち]
• 所在地：千葉県市原市米原1639番地1

第15条（権利侵害の救済方法）

第16条（本方針の変更）